Tipos de actas

Un acta es documento redactado con el fin de dejar constancia de aquellos temas tratados o acordados durante una reunión, por dos o más partes, para validar acuerdos. Puede darse el caso de que ambas partes sean particulares, autoridades o una autoridad y un particular. Las actas pueden ser documentos individuales o estar consignadas en los llamados Libros de Actas.

Las actas pueden ser:

1) Actas administrativas.

Las actas administrativas son aquellas que se realizan dentro del ámbito de una organización o empresa. Existen tres modalidades básicas de actas administrativas:

• Actas de hechos. Se trata de una modalidad de reporte o relatoría, por esto deberán remitirse a una autoridad superior, emitiendo una opinión sobre el asunto particular y solicitando instrucciones para actuar en consecuencia.

• Actas administrativas. Equivalen a una diligencia de comparecencia del presunto responsable y los correspondientes testigos de cargo y de descargo en presencia de la representación sindical.

• De abandono de empleo. Se trata de un acta que se redacta para informar la renuncia de un individuo al un empleo.

2) Actas a nivel notarial.

Un acta notarial, o también llamada affidávit, es una declaración puesta por escrito y de manera voluntaria, validada a través de un juramento o afirmación que realiza la persona o los partícipes que la hacen y que es firmada antes por un notario autorizado para administrar dichos juramentos. Por lo común, se especifica el lugar donde se realiza y certifica que la persona que hizo el acta afirma los hechos y comparece ante el representante en cierta fecha, firmando y comprometiéndose con la declaración.

Existen varios tipos de actas notariales:

• Actas de presencia. El notario comprueba la realidad sobre un terreno y describe o afirma que lo que se está viendo se corresponde con una fotografía adjunta.

• Actas de remisión por correo. Son aquellas actas que acreditan documentos remitidos por correo así como también los datos sobre su entrega.

• Actas de notificación y requerimiento. El notario transmite a alguien la manifestación de otra persona, mediante la que se lo emplaza a determinada conducta. Puede realizarse por correo, a menos que haya una disposición legal que especifique lo contrario; aunque lo usual es que el notario se apersone en el domicilio de la persona requerida y, tras identificarse correctamente, le invite a recibir la copia del acta.

• Actas de exhibición de cosas o documentos. Son una variante de las actas de presencia en las que el notario describe y certifica que la persona tiene cierto objeto en su poder.

• Actas de referencia o de manifestaciones. El notario solamente recoge los hechos que una persona le narra. No debe confundirse su ámbito con el de las pruebas testificales en un pleito que tiene su propio cauce. El acta de referencia o de manifestaciones carece de principio de contradicción, es decir, no hay posibilidad de que la otra parte pregunte e intente hallar contradicciones en el declarante. Aun así, estas actas son eficaces como pruebas que acreditan la fecha en que se hizo la declaración, aunque no prueban la veracidad de los hechos narrados.

• Actas de notoriedad. Son aquellas en las que el notario declara un hecho sobre el cual pueden fundarse derechos o legitimarse situaciones jurídicas determinadas, por ejemplo, en los casos de herencias en litigio.

• Actas de protocolización. Son las que incorporan algo al protocolo de forma tal que se evite el extravío y se pruebe su existencia o posesión en la fecha declarada. En general, se trata de documentos escritos o una imagen, pero también puede consistir en cualquier objeto que se pueda adjuntar y encuadernarse en el protocolo debido a su medida y naturaleza.

• Actas de depósito. Mediante este tipo de actas, una persona deposita un objeto o documento ante un notario de forma tal que se fijen condiciones de restitución. Tanto en este tipo de actas como en el de la protocolización, la documentación que sea entregada deberá ser examinada por el notario a fin de verificar su legalidad, quedando descartado el depósito a ciegas o “a sobre cerrado”. También queda excluida la realización de funciones de gestión de fondos depositados que, en algunos notariados extranjeros, son admitidas.