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Una carta formal es un escrito que requiere cierto grado de formalidad, ya sea por la naturaleza del tema que trata o por el destinatario a quien se dirige. Por lo general, suele estar destinada a autoridades, instituciones, organismos, medios de comunicación, empresas, escuelas, entre múltiples opciones. Es por eso que para escribirlas se usa no solo un lenguaje formal, sino también diversas fórmulas de cortesía.
Las cartas formales pueden servir para diversos propósitos. Algunas opciones son:
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Invitar a alguien a un evento.
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Postularse para un empleo.
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Solicitar una beca.
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Pedir el alta o la baja de un servicio.
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Enviar una nota a alguna autoridad educativa.
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Ejercer un reclamo en algún organismo público.
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Enviar una comunicación oficial.
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Agradecer algún presente de manera protocolar.
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Solicitar algún permiso a una autoridad laboral o estatal.
Una carta formal debe constar necesariamente de las siguientes partes:
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Fecha y lugar: se coloca el día, el mes, el año y la ciudad.
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Encabezado: se especifica la entidad o la persona a la que se destina la carta.
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Saludo inicial: es un saludo formal, que puede utilizar diversas fórmulas de cortesía, como “Estimado…” o “A quien corresponda”, entre otras.
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Introducción: se presenta el tema que se va a abordar o se plantea el objetivo de la carta.
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Cuerpo: es el mensaje propiamente dicho que se quiere transmitir, ya sea un agradecimiento, un pedido, una información, etc.
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Cierre o despedida: se sintetiza brevemente lo expuesto en la carta y se ofrece una despedida cordial, también con fórmulas de cortesía como “Saluda a usted cordialmente” o “Me despido atentamente”, entre otras.
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Firma: es lo que identifica al remitente de la carta y debe aparecer con todos los datos que se consideren relevantes según el caso: nombre y apellido completos, cargo, empresa, organismo, etc.
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