Importancia del proceso administrativo

El proceso administrativo es una serie de actos en los que se desenvuelve la actividad administrativa. En términos operativos, la administración de una empresa es el sector que se propone determinar anticipadamente los objetivos y los resultados de la empresa, con el fin de lograr que los recursos empleados resulten lo más productivos posible.

Administración y procesos administrativos

La administración de una empresa es el área que logra coordinar todos los objetivos de la empresa y posicionarla por encima de las circunstancias particulares de cada uno de los sectores que la integran.

Con un proceso administrativo bien organizado se logra vincular adecuadamente a todos los sectores de la empresa en función de una serie de objetivos comunes.

La buena administración de una empresa, basada en procesos administrativos bien delineados, además permite ir elevando los niveles de productividad, lo que significa que los recursos, tanto humanos como materiales, se vuelven más efectivos.

Henri Fayol propuso que el estudio, el análisis y la enseñanza de la administración debían enfocarse en función del punto de vista de las funciones, definidas a partir de cuatro etapas o fases, que considera circulares (no lineales)

1) Planificación. Requiere el establecimiento de metas o acciones antes de la ejecución de las tareas, para lo cual es necesaria una clara definición de objetivos estratégicos. Sin la planificación, los distintos departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacia sus objetivos en forma eficiente.

En los planes se debe determinar con exactitud el marco temporal, la especificidad (es decir, la flexibilidad de su cumplimiento y de su definición) y la frecuencia de uso del plan, ya que puede tratarse de algo generado para una situación única o para aplicación permanente

2) Organización. Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos de la empresa, ordenando y distribuyendo el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la organización. La organización toma nota de todo lo que la planificación ha señalado respecto de cómo debe ser la empresa, y constituye el enlace perfecto entre ‘lo que debe ser’ y lo que efectivamente es.

3) Dirección. Implica un nivel de ejecución que se basa en llevar a cabo las actividades productivas y otro nivel en el que se dirigen las acciones.

4) Control. Es el proceso por el que se vigilan las actividades, asegurando que se estén cumpliendo tal como fueron planificadas y, eventualmente, corregirlas si surge una desviación significativa. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera tal que efectivamente conduzcan a la consecución de las metas de la organización, para lo que se cuenta con elementos como las normas de desempeño, la medición de los resultados y las medidas correctivas. El control, por lo tanto, es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración y una fuente de información sumamente valiosa en la planeación de futuros procesos.